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Télétravail : conseils partagés face à une situation particulière

Travailler depuis chez soi ne va pas de soi


Le télétravail, ça s’apprend. Habituée à cette pratique, la société UDITIS partage ses conseils et les applique à l’interne. En cette période particulière, elle encourage notamment ses équipiers à garder leurs enfants tout en travaillant à distance, pour décharger les grands parents plus fragiles face au virus.

En ces temps troublés de confinement dus au virus Covid-19, UDITIS est largement sollicité par ses clients pour mettre en place ou renforcer des solutions de télétravail. Une pratique que nous appliquons déjà intensément à l’interne. Nous encourageons même nos collaborateurs à gérer leurs horaires et missions pour pouvoir garder leurs enfants en parallèle aux activités de télétravail. Ceci pour décharger les grands-parents plus fragiles face au virus. Mais aussi pour épargner les structures parascolaires, prioritairement affectées aux enfants dont les parents travaillent dans la santé ou la sécurité.

Chez UDITIS, le télétravail est institutionnalisé depuis presque une décennie. Ce qui nous permet de partager quelques conseils de base.

Pour qui ? Travailler à distance n’est pas possible pour toutes les entreprises, ni toutes les fonctions. Seules les sociétés de services ou certains départements administratifs peuvent y faire appel. En outre, on ne peut guère envoyer tout le personnel simultanément à la maison. Une permanence minimale dans les bureaux, par tournus, est indispensable pour garantir certaines tâches, comme la réception du courrier, par exemple.

Quel matériel ? Il est préférable que les collaborateurs disposent déjà d’un ordinateur portable de fonction, déjà configuré au système interne. Reste que les PC privés peuvent aussi être adaptés. Les connexions internet domestiques performantes sont aujourd’hui la norme et devraient suffire. Par contre, du côté de l’entreprise, il est nécessaire de disposer d’une large bande passante, et de l’étendre si besoin, pour absorber le trafic de données et accepter un nombre suffisant de connexions simultanées.

Quels logiciels ? La clé, c’est essentiellement un programme d’accès à distance de type VPN, qui permet de retrouver depuis n’importe où et n’importe quelle plateforme informatique ses accès au système et applications de l’entreprise. Le dimensionnement technique exceptionnel nécessaire en cette période nécessite des opérations que nos équipes réalisent en mode projet.

Sécurité : C’est la crainte N°1 des employeurs. La sécurité du télétravail dépend de la bonne sécurité du système informatique interne de l’entreprise ainsi que de l’éducation des collaborateurs, qui est encore plus d’actualité.

Communiquer : Outre le téléphone, les outils sont nombreux pour permettre d’interagir, notamment en vidéo. Teams (avec Skype intégré), Facetime ou Zoom sont autant d’applications précieuses. Chez UDITIS, nous utilisons Teams et l’activons à large échelle chez nos clients durant cette période. On constate que cette pratique permet de rationaliser les séances et ne garder que celles qui sont vraiment nécessaires. Si la visioconférence permet de régler plus rapidement les discussions factuelles, elle est en revanche moins bien adaptée aux discussions plus sensibles.

Garder le contact : Le gros problème du télétravail, c’est la distance. Les petits contacts au quotidien dans une entreprise garantissent la cohésion, et ils vont immanquablement se distendre avec le temps. Mais souvent, les collaborateurs cherchent d’eux-mêmes à resserrer les rangs. Ainsi chez UDITIS depuis quelques semaines, des pauses café virtuelles par visioconférence sont spontanément organisés.

Avoir un rituel : Du côté de l’employé, perdre ses petites habitudes de bureau est extrêmement déstabilisant. D’où l’importance, à domicile, de garder un rythme et surtout un rituel qui rappelle le travail habituel. Eviter donc de passer la journée en pyjama sur le canapé le laptop sur les cuisses, mais s’habiller au réveil comme pour sortir, s’installer dans un coin précis du logement qui devient le lieu de travail selon un horaire, même morcelé.

Faire confiance : Bien des employeurs seraient tentés de renforcer leur contrôle sur leur personnel laissé à distance. Pourtant, la confiance est un aspect essentiel d’un télétravail réussi. Chez UDITIS, l’expérience a largement montré que les collaborateurs jouent le jeu. Par contre, il est important que les employés gardent leur agenda à jour, y inscrivent aussi les obligations dues aux circonstances (garde d’enfants, rdv extérieurs, etc…) afin que l’encadrement ait une vision claire de la disponibilité de tout un chacun. Aussi, un utilitaire de gestion du temps et de son affectation peut être utile pour définir qui fait quoi et à quel moment, même à distance.

Donner des règles : Dans certaines organisations qui ne sont pas habituées au télétravail, il peut être utile d’édicter un règlement spécifique, ne serait-ce que pour rassurer tant les employés que l’encadrement. Chez UDITIS, ce règlement avait été utile pour la mise en place il y a quelques années, mais a été abandonné depuis, l’habitude et le bon sens l’ayant remplacé.

Donner de l’autonomie : Chaque personne est différente, chaque équipe aussi. Il est donc important de laisser les équipes ou départements s’organiser indépendamment, en fonction des contingences privées de leurs membres.



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